Процедура прийняття, розгляду, оформлення і проходження в дипломатичних представництвах або консульських установах України за кордоном клопотань громадян України, які виїхали за її межі тимчасово, про залишення на постійне проживання за кордоном регулюється Порядком розгляду в дипломатичних представництвах або консульських установах України за кордоном клопотань громадян України, які виїхали за її межі тимчасово, про залишення на постійне проживання за кордоном, затвердженим Наказом Міністра закордонних справ України № 201 від 22.11.1999 р. та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22 грудня 1999 року за № 903/4196.
Громадяни України, які виїхали за її межі тимчасово, при порушенні клопотання про залишення на постійне проживання за кордоном подають до дипломатичного представництва або консульської установи України за кордоном такі документи (у 4-х примірниках):
— паспорт громадянина України для виїзду за кордон чи інший документ, за яким громадянин України виїхав за її межі (після звірення даних паспорта та анкети паспорт підлягає поверненню заявнику) + 4 копії;
— 4 фотокартки розміром 35х45 мм;
— заява-анкета (додаток 1 Порядку);
— нотаріально засвідчена копія свідоцтва про народження заявника;
— за наявності в заявника дітей віком до 18 років - нотаріально засвідчені копії свідоцтв про їх народження;
— нотаріально засвідчена копія свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу;
— заяви батьків, одного з подружжя заявника, які проживають в Україні (додаток 2 Порядку); за наявності в заявника неповнолітніх дітей, які залишаються в Україні, - заяви їхніх законних представників про відсутність у них матеріальних претензій до заявника (додаток 3 Порядку). У разі смерті зазначених осіб подаються копії свідоцтв про смерть. Якщо вони пропали безвісти - завірена копія рішення суду про їх визнання безвісно відсутніми Увага: всі документи мають бути завірені нотаріально!;
— довідка з місця роботи заявника в Україні за останні п'ять років про відсутність до нього матеріальних претензій (додаток 4 Порядку) та три її завірені копії;
— нотаріально засвідчені заяви дітей віком від 14 до 18 років, які постійно проживають в Україні, про згоду на своє залишення на постійне проживання за кордоном разом з батьками або одним з них (додаток 5 Порядку) ;
— якщо неповнолітні діти залишаються на постійне проживання за кордоном з одним з батьків - нотаріально засвідчена заява про згоду на це другого з батьків (додаток 6 Порядку). У випадку смерті другого з батьків подається копія свідоцтва про смерть. Якщо він пропав безвісти, - завірена копія рішення суду про визнання його безвісно відсутнім;
— документ, що підтверджує сплату консульського збору, або документ, на підставі якого заявник звільняється від його сплати.
Увага! Незалежно від результату розгляду клопотання консульський збір поверненню не підлягає.
Матеріали про залишення громадян України за кордоном на постійне проживання за кордоном проходять процедуру узгодження за місцем в Службі безпеки України, органах внутрішніх справ України та військових комісаріатах (щодо заявників чоловічої статі призовного віку) за місцем реєстрації заявника в Україні.
Про одержані з МВС, СБУ та відповідного військового комісаріату відповіді на запити, Департамент консульської служби МЗС України інформує відповідне дипломатичне представництво або консульську установу України за кордоном. Після отримання дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном інформації, щодо розгляду справи, керівник дипломатичного представництва або консульської установи України за кордоном приймає відповідне рішення.
Рішення про задоволення клопотання приймається за умови відсутності заперечень з боку МВС, СБУ та відповідного військового комісаріату, а також відсутності в МЗС України та дипломатичному представництві або консульській установі України в країні перебування заявника відомостей про заявника, які чинним законодавством України передбачені як підстава для тимчасового обмеження його права залишитися на постійне проживання за кордоном.
Якщо хоча б один з органів, зазначених у Порядку, повідомив про наявність заперечень проти задоволення клопотання заявника про залишення його на постійне проживання за кордоном, то дипломатичне представництво або консульська установа України за кордоном приймає рішення про тимчасову відмову в задоволенні клопотання заявника до усунення обставин, які цьому перешкоджають.
Прийняте рішення повідомляється в письмовій або усній формі. У разі відмови в задоволенні клопотання повідомляються конкретні причини відмови. Разом з повідомленням позитивного рішення заявник інформується про обов'язковість виписки з останнього місця постійного проживання в Україні, здачі паспорта громадянина України до органів внутрішніх справ за останнім місцем проживання в Україні та надання до дипломатичного представництва або консульської установи відповідних довідок.
Після представлення довідок про виписку з останнього місця постійного проживання в Україні та здачі паспорта громадянина України до органів внутрішніх справ України, в паспорт громадянина України для виїзду за кордон уноситься штамп «постійне проживання» або такий напис (з відміткою про дату внесення та із зазначенням посади і прізвища особи, яка його внесла), який скріплюється підписом посадової особи та печаткою відповідного дипломатичного представництва або консульської установи.
Дипломатичне представництво або консульська установа України за кордоном протягом не більш як 15 днів надсилає три примірники справи, прийнятих від заявника, до МЗС України.
Департамент консульської служби МЗС України протягом 10 днів після одержання справи надсилає по одному її примірнику до МВС України і до СБ України та, у разі потреби, запит до відповідного військового комісаріату.
Строк розгляду справи в МВС, СБУ та запиту у відповідному військовому комісаріаті не повинен перевищувати 20 днів від дати одержання, відповідно, справи чи запиту до дати направлення Консульському управлінню МЗС України повідомлення про результати розгляду.
Департамент консульської служби МЗС України не пізніш як через 10 днів після отримання повідомлень з МВС, СБУ та військового комісаріату інформує дипломатичне представництво або консульську установу України за кордоном про результати розгляду справи всіма органами, які беруть участь у її розгляді.
Керівник дипломатичного представництва або консульської установи України за кордоном протягом не більш як 10 днів після одержання інформації приймає відповідне рішення щодо клопотання заявника про залишення на постійне проживання за кордоном.
Увага! Зазначені строки не враховують термін, необхідний для надсилання матеріалів дипломатичною або командирською поштою.